====== Administrativo ======

A Evolua Consultoria, como qualquer empresa que busca o sucesso e a sustentabilidade em um mercado competitivo, precisa fundamentar suas operações em uma base sólida de organização corporativa. Uma gestão eficaz e organizada é o alicerce sobre o qual se constrói a eficiência operacional, a satisfação do cliente, e o crescimento sustentável.

Segue abaixo alguns exemplos de rotinas e procedimentos administrativos importantes de serem observados para que a empresa tenha as informações necessárias para operar com as contas em dia e poder se desenvolver.


===== Gestão de despesas =====

A gestão eficiente de despesas é crucial para a saúde financeira de qualquer empresa ou indivíduo. Este passo a passo oferece um guia detalhado sobre como inserir e gerenciar custos em uma planilha de forma organizada e sistemática. Abrangendo desde a consulta inicial de extratos até a inserção de informações detalhadas sobre cada transação, o procedimento enfatiza a importância de manter registros precisos para um melhor controle financeiro. Com dicas práticas e um método claro, este guia é uma ferramenta valiosa para quem busca otimizar o processo de gestão de despesas.

  - **Consulta do Extrato ou Registro no Ato da Aquisição**: Primeiramente, verificar o extrato da conta bancária ou registrar a despesa no momento da transação.
  - **Inserção de Informações Básicas**: Para cada despesa, inserir a data, o tipo de débito, e a categoria (como RH, telefonia, alimentação).
  - **Detalhamento da Transação**: Descrever a natureza da despesa (por exemplo, plano de saúde, recarga de celular, almoço), e a modalidade de pagamento (débito ou crédito).
  - **Registro de Valores e Modalidades**: Inserir o valor da transação e detalhes sobre a forma de pagamento (à vista, parcelado).
  - **Tratamento de Transações em Moeda Estrangeira**: Converter valores em moeda estrangeira para a moeda local (reais, no exemplo).
  - **Organização e Filtragem na Planilha**: Utilizar filtros para organizar as transações na ordem desejada, sem a necessidade de inseri-las cronologicamente.

==== Confira em vídeo ====

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===== Gestão de leads e clientes no Dolibarr =====

**1. Introdução ao Dolibar**

  * O Dolibar é uma ferramenta poderosa para a gestão de clientes e leads. Este manual visa orientar sobre como maximizar seu uso para gerenciar eficientemente terceiros. [[https://gestao.evoluaconsultoria.com.br/|Clique aqui para acessar e fazer login]].

**2. Acessando a Aba "Terceiros"**

  * Após o login no Dolibar, acesse a aba "terceiros" no menu principal. Esta aba apresenta um gráfico de pizza, que ilustra a proporção de prospects em relação aos clientes ativos.

**3. Pesquisando Empresas**

  * Utilize a barra de pesquisa para localizar empresas específicas. Digite o nome da empresa e pressione 'Enter' para obter uma lista de resultados relacionados.

**4. Gerenciamento de Informações do Cliente**

  * Clique no nome de uma empresa para acessar detalhes como endereço, telefone, site, e-mail e contatos relacionados.
  * Nesta seção, você pode editar informações, adicionar notas ou alterar o status do cliente (por exemplo, indicar se já foi contactado).

**5. Registro de Interações e Notas**

  * É crucial manter um registro atualizado das interações com os clientes. Para isso, adicione novas notas ou atualize as existentes após cada contato ou reunião.

**6. Monitoramento e Desenvolvimento de Relações**

  * Utilize as informações registradas para monitorar e desenvolver relações com os clientes. A análise regular desses dados pode revelar oportunidades de negócios e ajudar a entender melhor as necessidades dos clientes.

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==== Inserindo um novo terceiro ====

=== Passos para Inserção ===

  - **Início do Processo**
    * Inicie o processo de inserção reconhecendo se o terceiro é um cliente potencial (lead) ou um cliente atual.
  - **Informações Básicas**
    * Informe que o terceiro é um novo e provável cliente.
    * Registre o nome da empresa.
  - **Definição de Cliente **
    * Defina se o terceiro é um cliente potencial ou atual.
    * Marque sempre como cliente potencial.
    * O estado deve estar aberto e o código será atribuído automaticamente.
  - **Estado Geográfico e Contato**
    * Defina a localização geográfica do cliente (ex: cliente de São Paulo).
    * Adicione o número de telefone com o DDD adequado, especialmente para clientes de outras regiões.
  - **Informações Adicionais**
    * Insira o e-mail do cliente e o site da empresa, o que facilita para o setor administrativo avaliar a viabilidade do cliente.
  - **Registro de Contato**
    * No campo ID profissional 5, insira o nome da pessoa com quem você conversou (ex: Cláudio, designado como empreiteiro comercial).
  - **Finalização da Inserção **
    * Após definir essas informações, adicione o terceiro ao sistema. Por exemplo, "empresa teste" agora está disponível para os clientes.
  - **Detalhes de Contato e Campanha**
    * Uma vez registrado, você pode iniciar o contato, colocar o terceiro em uma campanha e acessar o site para avaliar a qualidade da empresa ou oportunidades potenciais.
  - **Registro de Primeiro Contato**
    * Na seção de notas, registre o primeiro contato e quaisquer atualizações importantes.
  - **Avaliação de Potencial**
    * Na guia "Cliente Potencial", ajuste as configurações relacionadas ao progresso do cliente.
    * Avalie a probabilidade de fechamento com o cliente e registre se o cliente já foi contatado.

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==== Gerando uma proposta ====

=== Passos para Inserção ===

  - **Procura do Cliente**
    * Inicie procurando o cliente na busca. Exemplo utilizado: "Lux Esquadrias".
    * Acesse o histórico de interações com o cliente para entender o contexto.
  - **Criação da Proposta**
    * Prossiga para criar uma proposta. A proposta já incluirá a data e a validade.
    * Defina a forma de pagamento, como transferência bancária, e a origem do lead (ex: internet).
  - **Desenvolvimento do Rascunho**
    * Utilize um rascunho pré-definido para inserir os itens da proposta.
    * Exemplo de serviço a ser prestado: desenvolvimento de site institucional.
  - **Definição de Preços e Itens**
    * Insira o valor a ser cobrado pelo serviço oferecido.
    * Adicione este item à cotação, aparecendo na lista de itens a serem cotados.
  - **Confirmação da Proposta**
    * Após inserir todos os detalhes, confirme a proposta.
    * A proposta será marcada como validada e aparecerá como um orçamento em aberto.
  - **Visualização e Follow-up Comercial**
    * No setor comercial, visualize os orçamentos em aberto, incluindo a proposta para "Lux Esquadrias".
    * Use esta informação para o acompanhamento (follow-up) dos negócios em andamento e identificação de oportunidades de faturamento para a empresa.

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====== CRM da Contabilidade ======

Este tutorial orientará sobre como gerenciar impostos e guias trabalhistas utilizando o CRM de contabilidade. O processo envolve acessar o sistema, revisar as obrigações fiscais e fazer pagamentos.

=== Passos para Gerenciamento ===

  - **Acessando o CRM de Contabilidade**
    * Inicie o processo acessando o CRM de contabilidade.
    * Revise as informações apresentadas sobre o tratamento das obrigações fiscais e trabalhistas.
  - **Visualização de Publicações e Documentos**
    * Verifique as publicações e documentos listados.
    * Identifique os pagamentos que precisam ser realizados, incluindo as obrigações do mês atual e as pendências do mês anterior.
  - **Foco nas Obrigações do Mês Atual**
    * Concentre-se nas obrigações fiscais do mês atual.
    * Exemplo mencionado: DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) com vencimento no dia 19 do mês corrente.
  - **Download do Documento de Pagamento**
    * Proceda com o download do documento necessário para o pagamento (ex: DARF).
    * Salve o documento em seu computador para prosseguir com o pagamento.
  - **Realização do Pagamento**
    * Após baixar o documento, utilize o aplicativo do banco para ler e efetuar o pagamento.
    * Certifique-se de que o pagamento seja feito antes da data de vencimento para evitar multas ou juros.

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