Banco de Conhecimentos

Na Evolua Consultoria, a primeira etapa do processo de comunicação interna é focada na comunicação inicial e no levantamento de materiais necessários para a execução de projetos. Esta etapa começa com a recepção de uma nova demanda de cliente, seguida pelo cuidadoso levantamento dos materiais e informações necessários.

A comunicação com o cliente é estabelecida principalmente através do WhatsApp, onde grupos dedicados são criados para facilitar a troca de mensagens em tempo real e a entrega preliminar de arquivos, como imagens e vídeos. Este método permite uma comunicação rápida e eficiente, mas requer atenção ao tamanho dos arquivos devido às limitações de armazenamento do WhatsApp e à potencial limitação de conexão do cliente. É crucial, portanto, que todos os arquivos compartilhados sejam também armazenados em um servidor interno, garantindo que eles estejam sempre acessíveis para a equipe.

Paralelamente, a Evolua utiliza uma pasta na nuvem, denominada “Materiais”, para a coleta de materiais adicionais necessários para os projetos. Esta pasta é disponibilizada ao cliente com permissões de edição, permitindo que ele faça uploads de vídeos, imagens ou quaisquer outros arquivos relevantes diretamente. Esta prática assegura que a equipe tenha acesso a todos os recursos necessários desde o início do projeto.

Essa primeira etapa é crucial para o sucesso dos projetos, pois garante que todos os materiais estejam organizados e prontamente disponíveis antes do início da produção. Isso evita atrasos e interrupções desnecessárias, contribuindo para a eficiência geral do fluxo de trabalho.

Após a coleta inicial de materiais, a segunda etapa no processo de comunicação interna da Evolua Consultoria envolve a inserção e o gerenciamento de demandas no Microsoft Teams. Neste estágio, o gestor do projeto desempenha um papel vital.

A demanda do cliente é formalmente registrada na aba “Demandas” do Microsoft Teams. O gestor do projeto realiza uma análise detalhada para determinar se todos os materiais e informações necessários estão disponíveis para iniciar a produção. Isso inclui verificar se os textos, fotos, tabelas, códigos e outros recursos essenciais estão reunidos. Essa avaliação criteriosa antes de iniciar qualquer tarefa é fundamental para garantir que o projeto possa ser executado sem interrupções ou atrasos.

Uma vez confirmado que todos os materiais necessários estão disponíveis, a demanda é então quebrada em tarefas menores (‘tasks’), que são distribuídas entre os membros da equipe e freelancers conforme necessário. Esta etapa garante que cada aspecto do projeto seja cuidadosamente planejado e atribuído, permitindo um progresso ordenado e eficiente.

Essa abordagem estruturada e sistemática no gerenciamento de demandas e tarefas no Microsoft Teams assegura que o projeto progrida de maneira organizada, com cada membro da equipe tendo clareza sobre suas responsabilidades e prazos.

Na terceira etapa do processo de comunicação interna da Evolua, as tarefas individualizadas são distribuídas e gerenciadas usando uma combinação de Microsoft Teams e Trello. Essa etapa é crucial para garantir que cada componente do projeto seja adequadamente atribuído e executado.

Para os membros fixos da equipe, as tarefas são gerenciadas e monitoradas através do Planner da Microsoft, integrado ao Teams. Isso permite que a equipe acompanhe o progresso, cumpra prazos e mantenha a qualidade. Para os freelancers, as tarefas são inseridas no Trello, uma ferramenta que facilita a organização e a execução independente, permitindo que eles atualizem o status e completem as entregas de forma eficiente.

Além disso, a equipe utiliza o Miro para colaboração visual e brainstorming. O Miro serve como um espaço centralizado para criar mapas mentais, painéis semânticos e compilar referências de conteúdo, facilitando o compartilhamento de ideias e a visualização do progresso do projeto.

Essa etapa de distribuição e colaboração é essencial para a eficácia da comunicação interna, pois assegura que todos os membros da equipe, sejam internos ou freelancers, estejam alinhados e engajados no projeto, com acesso claro às tarefas e recursos necessários.

Na quarta etapa do processo de comunicação interna da Evolua, o foco se volta para o monitoramento contínuo e o feedback das tarefas em andamento. Esta etapa é fundamental para garantir que o projeto permaneça no caminho certo e que quaisquer desafios sejam rapidamente identificados e resolvidos.

À medida que as tarefas são executadas, tanto pela equipe interna quanto pelos freelancers, atualizações são postadas regularmente na aba “Postagens” do Microsoft Teams. Isso cria um registro contínuo do progresso do projeto e permite que todos os membros da equipe acompanhem e contribuam com feedbacks relevantes.

Cada tarefa concluída é marcada na aba “Demandas”, fornecendo um indicador visual claro do progresso do projeto. Quando todas as sub-tarefas de uma demanda específica estão marcadas como concluídas, isso indica que a demanda está pronta para ser encaminhada ao cliente para aprovação. Este sistema de monitoramento detalhado garante transparência e eficiência, permitindo ajustes rápidos conforme necessário.

Em casos de desafios relacionados à qualidade ou atrasos nas tarefas, os gestores de projeto fornecem orientação e apoio. Se necessário, tarefas podem ser realocadas para garantir que o projeto continue a avançar de forma eficaz. Esse acompanhamento contínuo e adaptável é crucial para manter o alto padrão de qualidade e a satisfação do cliente.

A quinta etapa do processo de comunicação interna da Evolua Consultoria envolve a conclusão final das tarefas e a preparação para a entrega ao cliente. Esta etapa é crucial, pois marca a transição do projeto da fase de produção para a fase de avaliação e aprovação do cliente.

Uma vez que todas as sub-tarefas dentro de uma demanda específica são marcadas como concluídas no Microsoft Teams, o projeto é considerado pronto para a próxima fase. O gestor do projeto realiza uma última revisão para garantir que todos os componentes do projeto estejam alinhados com os objetivos iniciais e os padrões de qualidade da consultoria.

Após esta revisão interna, o material é compilado e preparado para apresentação ao cliente. Dependendo do tipo de projeto, isso pode envolver a combinação de diferentes elementos, como textos, imagens, vídeos e gráficos, em um formato coeso e polido.

O material final é então encaminhado ao cliente, geralmente através do grupo de WhatsApp ou por e-mail, para a sua aprovação. Esta etapa também serve como uma oportunidade para o cliente fornecer feedback e solicitar quaisquer ajustes finais.

Esta preparação cuidadosa para a entrega ao cliente assegura que o projeto não apenas atenda às expectativas do cliente, mas também reflita o alto padrão de qualidade pelo qual a Evoluo Consultoria é conhecida.